Hva er et forretningssystem?

Med forretningssystemer mener vi alle IT systemer som brukes av en bedrift til logistikk, salg, innkjøp, produksjon, regnskap, grunndatahåndtering, personalstyring osv.

Det kan være et ERP systemer som samler flere av disse prosessene under et program (f.eks SAP, Visma, IFS), et POS system ute i en butikk eller løsningene bak en nettbutikk.
Ofte består en bedrifts systemer i sum av IT løsninger man har tatt i bruk gjennom en årrekke med ekspansjoner og endringer i oppgaver og virksomhet.

 

Hvorfor trenger man nytt system?

Det er mange årsaker til at en bedrift har behov for å bytte hele eller deler av sitt forretningssystem. Ofte består en bedrifts forretningssystemer som summen av systemer akkumulert over tid etter hvert som bedriften har ekspandert og behov har endret seg. Dette har ført til en portefølje av systemer som ikke er integrert med hverandre, data deles ikke mellom systemer og arbeidsprosesser, og man har opparbeidet seg mange manuelle rutiner for å kompensere for manglende tilgang på delt informasjon mellom systemer. For eksempel deles ikke grunndata fra logistikksystemene til butikksystem, eller man har ikke direkte tilgang på transaksjonsdata til regnskapssystemer osv.

Generelle behov for oppgradering, manglende funksjonalitet eller tekniske muligheter er andre normale årsaker til behov for nytt system.
For en bedrift i vekst er det ikke unormalt å vokse ut av eksisterende systemer. Transaksjonsmengden kan rett og slett bli større en det nåværende system takler – og systemet blir flaskehalsen i virksomhetene og forhindrer videre vekst.

Oppkjøp og fusjoner medfører fort deler av organisasjonen på forskjellig systemplattform og konsolidering blir en utfordring.  Man blir sittende uten dekkende styringsverktøy.
Behov for systemforbedring meldes gjerne fra medarbeiderne på en avdeling ut i fra et ønske om å kunne lette sine arbeidsoppgaver, eller at bedriften ser behovet for effektivisering av enkelte forretningsprosesser.

Uansett årsak til ønske om forbedring så vil en bedrifts behov for effektivisering eller ekspansjon ofte falle tilbake på tydelige behov for systemendringer.

 

Hva kjennetegner et bra forretningssystem?

Uansett hvilket system man velger så er den viktigste faktoren at systemet er bygd på en solid grunnmur. Med det menes at forretningsprosessene er forankret og vedlikeholdt på at så lavt nivå i systemstrukturen som mulig, samt at man bygger system med mulighet for trygg ekspansjon og utvidelser.

Veldig ofte er man i den situasjonen at man sitter med et system som på et tidspunkt i bedriftens historie stod på en solid grunnmur som standard software – men over tid har man gjort spesialtilpasninger, lagt til 3. parts software, eller unnlatt å vedlikeholde og oppgradere grunnsystem.
Man kan se for seg at man bygger et hus i to etasjer på en grunnmur skalert til å bære dette, men etter en stund har andre etasje behov for utvidelser og man bygger kun på, med ny eller tilpasset funksjonalitet, utover fra den etasjen.  Etter en stund vil tilbygget begynne å sige, og med fare for å knekke av så støtter man opp så godt man kan med påler fra bakken.

Dette kan holde en stund, men fortsetter man å bygge på kommer man til det punkt, hvor bygget er så vaklevorent, at man til slutt innser at man må bygge nytt hus, med større grunnflate, fra grunnmur og hele veien opp.

 

Hva er fundamentene i et godt system:

Grunndata.

Kvalitet og kontroll på grunndata, som for eksempel produkt-, leverandør-, kunde- og ansattdata, er en forutsetning for å lykkes med et hvert forretningssystem. Målet er å oppnå en løsning hvor grunndata er felles og kan nås fra flere kilder.
For i dagens systemlandskap opererer både ansatte, kunder og samarbeidspartnere på mange flere flater en tidligere.
Kunder skal kunne nå deg både via nett, mobile applikasjoner og EDI, leverandører krever integrasjon mens ansatte skal kunne jobbe via flere typer terminaler en før – nå som også smartphones og tablets har entret arbeidshverdagen permanent.
Dette stiller krav til videreutvikling av eksisterende forretningsapplikasjoner og det faller raskt tilbake på tilgang til grunndata.

Et annet aspekt er hvem som eier grunndata. Hvilken prosess, avdeling og brukere eier og vedlikeholder de forskjellige grunndata? Hvilke personer har ansvaret for å opprette kunder og leverandører?
Dersom flere systemer, selskaper og prosesser skal kunne dele samme data blir eierskapet og kravet til vedlikehold også strengere – men gevinsten blir til gjengjeld større.
Derfor skal man i valg av system være bevist på systemets funksjonalitet rundt kvalitet og input av grunndata. Tilgangsstyring og workflows for kvalitetskontroll på data kan være viktige kriterier som ikke tidligere er hensyntatt i dagens prosess og system.
Dersom eksisterende forretningssystem ikke har god støtte for deling av data, kan det være aktuelt å flytte håndtering av grunndata over i nye systemer som lettere lar seg integrere. Et CRM system håndterer kunder mens et PIM system (Product Information Management) håndterer produkt- og artikkeldata.

Man skal også tenke på i hvilken grad man automatisk kan vedlikeholde grunndata. Det kan ligge stor gevinst i å begrense manuelt vedlikehold gjennom å bruke transaksjonsdata til å automatisere oppdatering og vedlikehold av statuskoder og andre grunndata felt.
Ved definerte forretningsregler kan f.eks. transaksjonshistorikk og ordrevolum i kombinasjon være med på å vedlikeholde A og B kunder.
Slike muligheter er viktig å se etter i valg av system.

Integrasjoner

Både ved et nyinstallert ERP system, som dekker mange prosesser, eller ved oppgradering og utvidelser av eksisterende systemlandskap, så er nøkkelen til suksess evnen til å håndtere integrasjoner på tvers av egne systemer og prosesser. I tillegg kan man ha behov for å integrere seg eksternt med kunder, leverandører, logistikkpartnere eller bank.
Systemer fra forskjellige epoker og versjoner kan by på varierende nivå av løsninger, men som regel har man mulighet til å trekke ut og importere data fra de fleste systemer.

Behovet for å kunne integrere data mellom fremmede systemer har også drevet frem utvikling av egne nøytrale produkter for å bistå nettopp med dette (slik som f.eks. WebSphere Cast Iron fra IBM)

Dersom man ikke er påpasselig med integrasjonene kan disse i seg selv bli en belastning for systemlandskapet og det er derfor viktig å passe på å få så tynne integrasjoner som mulig.
Med det menes å utveksle så lite data som mulig mellom system, fordi dataene ligger lagret ett sted og kan nås og leses derfra. Alternativet er synkronisering av data, hvor data må repliseres fra system til system. Dette er noen ganger nødvendig dersom man har behov for å ha forretningslogikk liggende i begge systemer – men da oppstår også faren for avvik i data, og vedlikeholdet kan bli noe mer krevende.
Man skal også være påpasselig i valg av teknologi og format når det gjelder integrasjoner. Man skal velge vanlige standarder for utveksling av data, hvor kompetanse er lett tilgjengelig, og være obs på systemer med proprietære løsninger for datautveksling.

Ansvar for integrasjoner er også en utfordring. Dersom flere individuelle systemleverandører er på banen, hvem er ansvarlig for integrasjonen dem i mellom? De er alle ansvarlig for grensesnittet inn mot sitt eget system – men koordineringen av helheten bør kanskje overlates til en nøytral part.
Hvor driften av integrasjonen skal sitte i organisasjonen er også et aspekt som bør vurderes nøye – spesielt før det settes ut på ekstern drift.

Forretningslogikk

Et annet og meget viktig aspekt er hvor man legger forretningslogikken.
Hvilket applikasjonslag den ligger i kan være utslagsgivende for graden av effektivitetsgevinst på tvers av prosesser.

Som eksempel kan man tenke seg at dersom kampanjepriser på produkter legges inn og vedlikeholdes i en applikasjon i front av salgsprosessen, slik som rett i et POS system eller direkte i en nettbutikk, så blir det vanskelig å gjenbruke disse prisdataene i for eksempel et CRM system, under produksjon av markedsføringsmateriell eller andre prosesser.
Det er veldig vanlig at kampanjepriser mailes mellom aktører i de forskjellige prosesser, og alle som har jobbet med annonseproduksjon vil vite litt om maset det er med å få verifisert priser hos produktansvarlig før deadline på annonsen.

Bedrifter med en multikanalstrategi og tilstedeværelse vil ha ekstra gevinst ved å kunne samle forretningslogikk og grunndata sentralt, med mulighet for de respektive kanaler og systemer tilgang til disse.

Standard

Ved valg av nytt system så skal man se til at systemets standardløsninger dekker bedriftens behov.
Ofte utvikles det mye skreddersøm på en løsning for å tilpasse den til bedriftens prosesser og behov, men med tanke på lifecycle cost kan dette over tid bli en Akilleshæl.
Derfor er en prosessgjennomgang i forprosjektfasen så kritisk, for bare gjennom å dokumentere og enes om hvordan virksomhetens prosesser bør fungere kan man avsjekke potensielle systemers standardløsning opp i mot dette.
Når det ikke matcher så bør man se på hvorvidt det er riktig at bedriften tilpasser seg systemets standardiserte prosess i stedet for å skru på systemet.
Prosessfylt i et standardisert system er satt opp for optimal flyt fra produsent og så fort man begynner å endre på denne vil det kunne få konsekvenser i andre deler av systemet.
Avsjekk heller derfor om systemets standardiserte innkjøpsprosess kan fungere like bra for din virksomhet og tilpass så organisasjon til denne i stedet.