Prosessgjennomgang

Anskaffelse av forretningssystemer er ofte svært krevende, og mange har opplevd at prosjektet har både tatt lengre tid og kostet mer enn planlagt, i tillegg til at nytteeffektene ikke ble som forventet.

Ett forprosjekt med gjennomgang av hovedprosessene i virksomheten før man velger nye systemer kan være det beste grunnlaget man selv kan legge for valg av system og for å sikre et vellykket prosjekt.

I et slikt forprosjekt bør prosesseier og/eller nøkkelpersoner fra avdelingene delta i gruppen.
Erfaringsmessig har veldig ofte disse ikke diskutert prosesser i fellesskap før, og derfor kan mange nye behov, ideer og annet dukke opp første gang.
Et annet absolutt suksesskriterie er at ledelsen deltar i denne gjennomgangen.  Det er viktig å sikre eierskapet til prosjektet i denne tidlige fasen hvor alle har anledning til å enes om prosjektets hovedrammer.

 

Steg 1 – Dokumentere prosessflyt

På et litt overordnet nivå ønsker man i første steg å kartlegge overordnet prosessflyt slik man ønsker at prosessene skal fungere. Kunsten er å dokumentere de optimale prosessene – ikke dokumentere eksakt slik det fungerer i dag. Men ved å gå igjennom dagens flyt i en representativ arbeidsgruppe tegnes bildet av hvordan riktig prosessflyt bør være for virksomheten.
Det er ofte vanskelig for mange deltakere fra de enkelte avdelinger og legge dagens systemer til side, men det er viktig at man her diskuterer prosesser og ikke systemer.
Hvordan blir vi meste effektive – hvordan blir våre kunder og partner det samme?

Steg 2 – Prosessbeskrivelse

Denne gjennomgangen bør ende i en prosessbeskrivelse. I denne er alle prosesser dokumentert og beskrevet og i tillegg er flytskjema for alle prosesser tegnet og vedlagt.
Beskrivelsen skal brukes som grunnlag for videre strategiarbeid og så i anbudsdokumentet til potensielle systemleverandører som dokumentasjon på behov og kontroll av i hvilken grad de dekker og kan lever nødvendig funksjonalitet.

 

Steg 3 – Strategivalg

Ut i fra denne prosessgjennomgangen dannes strategien for system og løsning.

Man definerer hvilke områder som er viktigst, hvilke avhengigheter har oppstått som påvirker dette, og hva bør man ta tak i først. Hva er viktigs for bedriften på kort og lang sikt?
Så kan man da finne at dette er andre områder enn de områdene som initierte prosjektet i utgangspunktet – men man har nå fått belyst hvilke hovedområder som skal ha fokus ved system- og leverandørvalg.
Dette er en grunn til at også ledelse bør delta i denne arbeidsgruppen for å forankre eierskapet til og forståelsen for prosjektet så tidlig som mulig.

Når denne fasen er unnagjort er man klar til å gå ut i markedet å finne aktuelle system og leverandører. Det beskrives nærmere i artikkelen: Valg av system