Valg av system

Når prosessgjennomgang er unnagjort, en prosessbeskrivelse foreligger og en strategi er lagt kan man gå ut i markedet for å velge nye systemer og leverandør.

Prosessbeskrivelsen sendes til aktuelle leverandører som grunnlag for en presentasjon.
Man ønsker å få presentert potensielle systemer så tilnærmet eget behov som mulig.

Systemvalg fase 1:

Man identifiserer aktuelle leverandører, normalt 5-8. Disse inviteres så til å presentere sine løsninger.

Det er viktig å invitere til en slik gjennomgang basert på en agenda som er lik for alle aktuelle leverandører. Agendaen kan deles opp med gitt tid avsatt pr. hovedområde og prosess som ønskes presentert.
Definer på forhånd hva man ønsker at leverandøren skal demonstrere i faktiske systemer og hva som er ok å formidle via “PowerPoint”.
Sett av ca. 2,5 timer til en slik gjennomgang. Det er tidkrevende å gjøre en slik gjennomgang med mange aktører og det er også et poeng å sette et vist tidspress på de aktuelle systemleverandører for å kanskje fremprovosere de mest aktuelle kandidatene.
Lag et skjema som matcher agendaens hovedtemaer og bruk dette til notater under alle gjennomgangene, slik at det blir lettere å sammenlikne de forskjellige systemer senere.
La gjerne leverandøren allerede i denne fasen komme med et indikativt tilbud.

I denne fasen har vi hovfokus på systemets egenskaper men er varsome og danner oss også et inntrykk av de aktuelle leverandører. 70 % system – 30% leverandør.

Basert på disse gjennomgangene velger man ut 2-3 aktuelle kandidater som man ønsker å gå videre med.

Systemvalg fase 2:

2-3 leverandører blir så med til neste runde. Til denne lager man en mer detaljert agenda, og basert på denne går man nye runder og gjør en mye mer detaljert gjennomgang av løsninger, gjerne med mer demo – og veier dette opp i mot den prosessbeskrivelsen man sitter på. Man går dypere inn i funksjonalitet, får demonstrasjoner og lar nøkkelpersoner fra bedriften være med å danne seg inntrykk av løsningen.

Leverandør:

I forrige fase hadde vi mest fokus på systemet, men i denne runden skal vi også danne oss et bedre bilde av leverandøren. Vi har jo allerede sorter ned til de 2-3 systemene som er mest aktuelle så nå skifter vi fokus til 60% leverandør – 40% system.

For det er ikke kun et system som skal velges – man skal også velge leverandør man skal leve med i lang tid. Leverandøren må forstå din virksomhet, behov, kultur og prosesser. Å velge en leverandør er som å ansette. Du skal leve med denne leverandøren videre.  Derfor er ikke bare systemets egenskaper viktig, men også leverandørens evner. Derfor er det viktig å kartlegge og forstå systemleverandørens organisering.

Noen ganger er system og leverandør det samme. F.eks. systemer som IFS og DataNova, hvor system utvikles, leveres og supporteres av samme selskap.

Andre systemer derimot leveres av en forhandler, en 3. parts.  implementerings partner som driver på konsulentbasis. F.eks. en Visma Business eller Evatic løsning levert av Vitari.

Partnerstruktur:

I slike tilfeller er det derfor ekstremt viktig at leverandørene tydeliggjør den partnerstruktur i forhold til det system og den systemprodusent som er aktuell i tilfellet. Foreligger det en svak eller sterk føringer?

Er det sterke føringer hvor softwareprodusent står for supportavtale og man må inngå et forholde der (f.eks. SAP) eller er det svakere føringer hvor det er 3. parts. leverandør som sitter med videre ansvar ovenfor deg som kunde.
Ved partnerstruktur der det er slike svake føringer skal man være oppmerksom på farene som er knyttet til fremtidige oppgraderinger eller ved bransjesløsninger som er utviklet av 3. part. og ikke fra systemprodusent.

Man kan for bli like avhengig av en 3. parts leverandør som om leverandør og systemet var det samme, så dette er det viktig å ha et forhold til og en dialog med leverandørene med i denne fasen.

Denne fasen avsluttes med å innhente konkrete tilbud fra de aktuelle leverandører.

Valg av system

Etter at alle leverandører er gjennomgått og tilbud foreligger kan man ta endelig avgjørelse på valg av løsning.
Basert på den kartlegging som er gjort og de tilbud som er forelagt kan prosjektgruppen og til slutt ledelse ta avgjørelse.
Dersom dette er styret som skal ta denne avgjørelsen kan alternativene fremlegges for dem på dette tidspunkt.

Kontrakt

Før prosjektet starter skal det forhandles kontrakt med valgt leverandør.
Normalt sett vil leverandøren gjennomføre et forprosjekt hvor scope og funksjonalitet settes – eller en prototype utvikles.
Skriv egen kontrakt for forprosjekt med valgt leverandør. Forsøk gjerne å få en fastpris på selve forprosjektet fra leverandøren.

Hovedkontrakt inngås ikke før etter endt forprosjekt og godkjent forprosjektrapport eller prototype. Dette innebærer at man har en exit mulighet etter forprosjektet – noe som kan være en meget god sikkerhetsventil.

Når det gjelder valg av kontrakt så anbefales det å bruke standardiserte kontrakter. For eksempel IKT-Norge sin eller Statens standard (gjerne den lille)